Oelamasi, MN – Badan Pengawasan dan Pembinaan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kupang menyelenggarakan Bimbingan Teknis (Bimtek) Peningkatan Kapasitas dan Sumber Daya Arsip Lingkup Pemkab Kupang. Kegiatan yang dilangsungkan di Aula Kantor Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kupang itu dilaksanakan secara terbatas diikuti 35 Pengelola arsip. Senin (9/10/2023).
Usai menghelat kegiatan tersebut, Kepala Bidang Pengawasan dan Pembinaan Dinas Kearsipan dan Perpustakan Kabupaten Kupang, Frans Fahik kepada awak media menjelaskan, sumber daya kearsipan ada dua yakni, Arsiparis dan Pengelola arsip. Arsiparis ini baru ada di kantor Kearsipan saja dengan jabatan fungsional, sebenarnya, harus ada di semua Organisasi Perangkat Daerah (OPD) karna semua organisasi perangkat daeeah di tingkat kabupaten maupun 24 kecamatan di Kabupaten Kupang adalah Pencipta arsip.
Menurut dia, setiap ÒPD sebagai Pencipta arsip artinya setiap OPD harus punya Pengelola arsip dan yang mengelola arsip tersebut adalah Arsiparis. Pemerintah Kabupaten kupang melihat penatausahaan kearsipan belum menjadi bagian yang penting sehingga masih banyak OPD belum memiliki Arsipparis.
Dijelaskan, jabatan fungsional Arsipparis sama dengan jabatan fungsional lainnya karena itu jika semua OPD menciptakan arsip maka harus ada yang mengelola sesuai kaidah, norma dan aturan yang berlaku karena itu harus ada Arsiparis.
Selama ini di kabupaten Kupang, ungkap dia, belum dilakukan kegiatan penyusutan arsip. Arsip-arsip setiap tahun diciptakan, namun belum melakukan penyusutan sesuai dengan kaidah, norma dan aturan kearsipan yang benar. Padahal penyusutan arsip bisa dilakukan dengan cara dipindahkan dan untuk menilai arsip mana yang harus dipindahkan tentunya harus sesuai perintah aturan.
Peraturan Bupati (Perbup) tentang jadwal retensi arsip sementara di pemkab Kupang baru memiliki 1 Jadwal Retensi Arsip (JRA) yaitu Perbup No. 16 2014 tentang Jadwal Retensi Arsip Bidang Keuangan. Sementara yang lain belum punya. Sebetulnya setiap naskah dinas yang kita ciptakan itu sama pentingnya dengan arsip di bidang keuangan.
Tentunya, menumpuk dari tahun ke tahun akhirnya rusak dengan sendiri, tidak dimusnahkan sesuai aturan, kita harus lakukan penyeleksian dan penilaian secara baik dan benar maka harus ada 7 Peraturan Bupati tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA) di antaranya, Perbup JRA Pemerintahan, bidang Politik, keamanan dan ketertiban, bidang kesejahteraan rakyat, bidang perekonomian, bidang pekerjaan umum dan ketenagaan dan pengawasan serta Jadwal Retensi Arsip di bidang kepegawaian.
Selain bidang keuangan yang bisa dinilai untuk dimusnahkan, arsip-arsip yang punya nilai sejarah yang bersifat permanen harus diserahkan ke lembaga kearsipan.
Pihaknya berharap, tahun depan bisa melakukan sosialisasi dan penilaian sehingga arsip keuangan 10 tahun ke atas bisa dimusnahkan sebaliknya, untuk yang di bawah 10 tahun di konsultasikan ke Bupati.
Menyinggung soal, apakah sudah ada draf untuk 7 Perbup lainnya ia mengatakan, belum ada
“Belum dibuat. Untuk membuat Perbup itu butuh duit. Sementara kita di dinas Kearsipan dan Perpustakaan ini alokasi dari tahun kemarin inikan tidak ada. Kita rencana buatkan Peraturan Bupati tentang Jadwal Retensi Arsip semua bidang, cuma tergantung kepada anggaran”, jelasnya.
Sementara, mengenai Pengelola Arsip jelas dia, saat ini Pengelola Arsip sangat kurang, sehingga penangan arsip dilakukan oleh Staf di Organisasi Perangkat Daerah.
“Bukan ditangani oleh Arsiparis. Mereka (OPD-red) belum punya. Sebetulnya yang bertugas mengelola arsip adalah Arsiparis”, ungkapnya.
Menurut dia, Pengelola arsip di OPD adalah para Pegawai Tidak Tetap.
“PNS Pengelola Arsip hanya di beberapa tempat saja”, jelasnya.
Pengelola arsip di Kabupaten Kupang yang ditetapkan dengan Keputusan Bupati sebanyak 35 orang.
“35 itu ada di tingkat kecamatan, Kelurahan, sebagian kecil di OPD tingkat Kabupaten. “Karena kami sesuaikan dengan anggaran. Kami tidak bisa mengusulkan untuk mengangkat Pengelola arsip lebih banyak. Itupun teman-teman Pengelola arsip ini insentifnya satu bulan hanya Rp. 125.000/bulan. Memang sangat kecil”, jelasnya. (MN)
